IT SlužbyJak zkrotit digitální chaos?
Aneb kolik dalších aplikací platí vaše firma zbytečně
Microsoft 365 dnes využívá většina středně velkých firem. Přesto se při pohledu na jejich digitální prostředí často objevuje stejná otázka. Nevyužíváme jen malou část možností Microsoftu 365 a neplatíme vedle něj za služby, které už vlastně máme? Nejdražší aplikace není ta, za kterou platíte nejvíc. Je to ta, kterou platíte zbytečně, protože stejnou práci už umí jiný nástroj, který máte ve firmě.
Jak firma roste, mění se procesy, přibývají nové potřeby i technologie. Právě proto se vyplatí jednou za čas zastavit a podívat se na celé digitální prostředí jako na jeden celek. Pokud jste investovali do Microsoftu 365, je to ideální příležitost. Možná už totiž máte k dispozici nástroje, které dokážou nahradit část dalších placených služeb. Mnoho firem jejich potenciál zatím využívá jen zčásti.
Digitální chaos vzniká postupně
Ve většině firem nevzniká digitální chaos ze dne na den. Přichází postupně. S růstem společnosti přibývají noví zaměstnanci, oddělení řeší vlastní potřeby, mění se procesy a společně s nimi i používané nástroje. Každé rozhodnutí samo o sobě dává smysl. Problém nastává ve chvíli, kdy se nikdo nezastaví a nepodívá se na celé prostředí jako na jeden celek. Výsledkem může být zbytečně složité IT prostředí, ve kterém se překrývají funkce jednotlivých nástrojů, zaměstnanci pracují různými způsoby a firma platí dál zbytečně za služby, které může řešit v rámci Microsoft 365, do kterého investovala.
M365 je platforma, ne jen kancelářský balík
Mnoho firem stále vnímá Microsoft 365 především jako e-mail, Word, Excel nebo PowerPoint. Ve skutečnosti jde o rozsáhlou platformu pro spolupráci, správu dokumentů, komunikaci, automatizaci procesů, správu zařízení i zabezpečení. Neznamená to, že by Microsoft 365 měl nahradit všechny ostatní aplikace. Znamená to ale, že stojí za to zjistit, které funkce už firma v rámci svého předplatného využívá, které zatím zůstávají nevyužité a kde naopak specializované řešení stále dává největší smysl a proč.
Revize digitálního prostředí o ověření, že každá technologie, za kterou platíte, přináší firmě skutečnou hodnotu. Digitální prostředí by mělo růst společně s firmou, ale nemělo by být zbytečně složité. Každá rostoucí organizace dříve nebo později narazí na okamžik, kdy je potřeba místo dalšího rozšiřování začít zjednodušovat.
6 kroků, jak zkrotit digitální chaos
Než začnete pořizovat další aplikace nebo rozšiřovat licence, zastavte se. Těchto šest kroků vám pomůže ověřit, jestli vaše digitální prostředí odpovídá tomu, jak vaše firma skutečně funguje.
Zmapujte
aplikace
Sepište všechny aplikace, za které vaše firma platí. U každé si napište, k čemu slouží, kdo ji používá a jaký problém řeší. Často už v této fázi zjistíte, že několik nástrojů plní velmi podobnou funkci.
Porovnejte
možnosti
Podívejte se, které z těchto funkcí už nabízí Microsoft 365 v rámci licencí, které máte. Možná zjistíte, že některé služby platíte dvakrát, jen o tom zatím nevíte.
Ověřte
využitelnost
Nestačí vědět, co Microsoft 365 umí. Důležité je zjistit, co vaše firma skutečně potřebuje. Nevyužité licence ani služby firmě žádnou hodnotu nepřinášejí. Stejně tak nedává smysl prosazovat nástroje jen pro nástroje samotné.
Zapojte
uživatele
Zeptejte se lidí, jaké nástroje při práci skutečně používají a co jim chybí. Často objevíte aplikace, o kterých IT ani vedení firmy netuší, nebo naopak zjistíte, že zaměstnanci nevyužívají možnosti Microsoftu 365, které už mají k dispozici.
Vyhodnoťte
přínosy
U každé aplikace si položte jednoduchou otázku: Přináší nám hodnotu, kterou Microsoft 365 neumí, nebo jsme jen "nestihli" přejít a platíme nástroj zbytečně?
Nastavte
strategii
Digitální prostředí by nemělo vznikat náhodně. Stanovte jasná pravidla, které nástroje budou ve firmě standardem, kdo o jejich zavedení rozhoduje a jak budete jejich využití pravidelně vyhodnocovat.
Neplaťte zbytečně za další aplikace
Udělejte si jasno v tom, co všechno máte v rámci M365 k dispozici. Možná už dnes platíte za další služby, které Microsoft 365 nabízí v rámci licencí, které vlastníte. Rádi vám pomůžeme zmapovat vaše digitální prostředí a ukážeme, kde můžete ušetřit i zjednodušit práci.